Comment simplifier la gestion des feuilles de temps pour votre équipe ?

Tannée de vous sentir comme une gardienne de prison dans une série Netflix chaque fois que vos collègues oublient de remplir leurs feuilles de temps? Vous rêvez parfois (en blaguant, bien sûr!) de les enfermer quelques heures pour les faire réfléchir à leurs obligations administratives ? Vous n’êtes pas seule*!

Un vrai calvaire

Peu importe l’entreprise de services, il semble que remplir une feuille de temps soit une mission impossible pour bien des gens. Ce n’est pas qu’ils ne savent pas comment faire… c’est juste qu’ils n’en ont pas envie. Et qui finit par en payer le prix? Vous.

Entre le suivi des feuilles, les allers-retours dans le logiciel de comptabilité, les fichiers Excel pour les dépenses, la gestion de projet… et alouette… vous passez tellement de temps à jongler d’un outil à l’autre que même votre souris commence à se plaindre!

Ce scénario vous semble familier?

Au moins, à force de courir après tout le monde, vous entrez encore dans vos jeans du secondaire… un avantage discutable!

Fini les excuses!

Chaque fois que quelqu’un tarde à remplir sa feuille de temps (souvent avec plusieurs jours ou même, semaines de retard), c’est comme si votre travail passait à la trappe. Frustrant, non?

Ce que vos collègues ne réalisent pas toujours, c’est que leur négligence a des conséquences bien réelles. Une feuille de temps mal remplie ou remise trop tard vous empêche de facturer les heures travaillées aux clients… et donc, empêche l’argent d’entrer. Vous êtes probablement la seule à y penser chaque fois que quelqu’un doit essayer de se souvenir, de mémoire, de ce qu’il faisait le 6 septembre à 10 h 27.

Trois pistes de solution

Heureusement, il y a moyen de s’en sortir sans transformer la salle du photocopieur en prison improvisée. Voici quatre idées pour améliorer la situation :

1. Expliquez l’importance des feuilles de temps. Comme les coordonnées bancaires permettent de recevoir un salaire, les feuilles de temps permettent de mesurer les efforts, d’assurer une facturation précise et de suivre la rentabilité. Montrez à votre équipe comment ces données servent au succès collectif, et cette tâche prendra tout son sens.
2. Obtenez du soutien de votre gestionnaire. Faites-vous entendre! Votre gestionnaire doit comprendre l’importance des feuilles de temps et appuyer vos efforts. Une volonté claire « venant d’en haut » envoie un message fort à toute l’équipe.
3. Désignez une personne responsable des suivis. Confiez à une personne en particulier la responsabilité de vérifier régulièrement les feuilles de temps. Avec un outil de gestion de projet simple et efficace comme Casserole.pro, cette personne pourra aviser les retardataires, tout en rendant le processus moins frustrant et plus fluide pour tout le monde.
4. Choisissez un outil plus convivial. Si remplir une feuille de temps est perçu comme une corvée, c’est peut-être le moment de réviser vos outils. Une plateforme simple (et en français), comme Casserole.pro, peut simplifier la vie de toute l’équipe en regroupant les feuilles de temps, le suivi des étapes de projets, et même la facturation. Avec un outil performant et adapté aux entreprises de services qui facturent des honoraires, tout devient plus accessible… et moins frustrant.

Un bon système permet non seulement de mesurer le temps travaillé, mais aussi d’analyser la rentabilité des projets et d’assurer une facturation précise. Bref, c’est une solution gagnante sur toute la ligne!

*Le féminin utilisé ici englobe aussi le masculin.